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La gestione del tempo delle persone di successo

La gestione del tempo delle persone di successo

1024 536 Gerardo Paterna

La guerra contro il tempo

Oggi non scrivo solo per te, ma anche per me. La gestione del tempo è un argomento caldo per tutti: imprenditori, professionisti e manager. Siamo in guerra costante con le cose da fare, sia programmate che impreviste.

Incontro e ascolto tutti i giorni agenti immobiliari, imprenditori e top manager. La sfida è sempre la stessa: sopravvivere allo slalom tra clienti, riunioni, scadenze e imprevisti che saccheggiano i nostri 1.440 minuti di tempo quotidiano. Spesso a farne le spese è la nostra qualità di vita privata.

Cosa fare per trovare un equilibrio tra la necessità di restare produttivi e la responsabilità di dare un senso completo alla nostra esistenza?

Ho trovato un pensiero “anonimo” che riassume il senso di questo articolo: “Se dai la caccia a due conigli, non ne prenderai nemmeno uno“.

Ci sono alcuni modi per gestire il tempo adottati da uomini e donne d’affari molto impegnati che forse fanno anche al caso tuo. E mio!

Hai un minuto?

Spesso la domanda “Hai un minuto?” innesca un processo per cui la tua disponibilità va a discapito delle tue priorità. È giusto ed appagante aiutare gli altri, tuttavia bisogna fare attenzione a non ritrovarsi a fine giornata avendo impiegato tanti preziosi minuti per risolvere i problemi altrui. 

Ecco 7 consigli pratici per una gestione del tempo da manuale!

1 – Scrivi le cose che sono davvero importanti e assegna la loro priorità

Non si tratta di una lista di cose da fare, ma individuare l’obiettivo principale e le attività che servono per conseguirlo. Quello che stai facendo adesso ti sta portando verso la tua meta? Programma le tue giornate in modo tale che la prima attività del mattino ti faccia fare un progresso, un passo avanti. Quel tempo è intoccabile!

2 – Dimentica le liste e programma il tuo tempo in blocchi

I grandi uomini d’impresa come Warren Buffet o Bill Gates non usano le liste. Piuttosto organizzano il loro tempo in blocchi disposti in ordine di importanza, a partire dal mattino, il momento più produttivo. Questo è anche un modo per anticipare quegli imprevisti che possono manifestarsi nel corso della giornata.   

3 – Non procrastinare le cose meno piacevoli, ma più importanti

Siamo bravissimi nel sabotare noi stessi. I buoni propositi (attività fisica, dieta, studio) sono spesso accantonati da tante buone ragioni che ci raccontiamo! Per questo serve un impegno extra per svolgere subito quelle attività importanti, anche se impegnative, nel miglior momento della giornata.

4 – Non cadere nella trappola di voler compiacere gli altri con la tua disponibilità

Impara a dire basta a fine giornata. Nessuno lo farà al tuo posto! Chi ha un’attività autonoma è soggetto a non darsi limiti. Il peso della responsabilità si fa sentire 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. Per dare il meglio di te, però, devi darti un limite. Essere esausti e non al massimo della lucidità non ti farà apprezzare dai clienti, neanche da quelli che pretendono da te cose ad ore impossibili. 

5 – Gestire il tempo a partire dalle email. Usa la tecnica 3, 2, 1 – zero

Quante mail ricevi al giorno? Io molte. Un consiglio pratico è quello di fissare 3 blocchi da 21 minuti ciascuno (mattino, pomeriggio, sera) per arrivare a “Zero email”. Metodo e concentrazione ti aiuteranno a definire quello che devi fare, ciò che puoi delegare, ciò che non richiede un tuo intervento immediato, ciò che puoi cancellare. Inoltre fai attenzione a chi coinvolgi nella conversazione, potresti trovarti a dover rispondere ad altre mail!

6 – La gestione del tempo nelle riunioni

Spesso iniziano in ritardo, sono invitate le persone sbagliate, parlano gli estroversi (non è detto che siano i più competenti), manca un ordine del giorno, si affrontano i dettagli anziché i temi significativi. Tutto questo è comune nelle riunioni, in quelle online il problema si amplifica. Di frequente vedo tante persone che impegnano il loro tempo nei più svariati meeting. Mi chiedo: quando lavorano?

Una riunione efficace è organizzata, ha un numero di partecipanti ridotto, dura al massimo 30 minuti. Se, come capita in alcune grandi aziende, i meeting sono svolti in piedi, esprimono la massima efficacia. Pensaci! 

7 – La maggioranza dei clienti che incontri sono improduttivi

Qual è la percentuale dei “clienti” che ti fanno fatturare rispetto al totale?

Conosco agenzie immobiliari che fanno 1.500 visite all’anno per chiudere 40 vendite. Qualcosa non funziona. Conta quante visite e telefonate dedichi a clienti improduttivi. La regola è di prequalificare per non perdere tempo. E la capacità di delegare questa attività completa la valorizzazione dei tuoi 1.440 minuti. 

Warren Buffet sostiene che la differenza tra le persone di successo e quelle di gran successo, è che queste ultime dicono di NO praticamente a tutto.

Imparare il NO è una sfida, ma è il SÌ che mette in crisi la gestione del tempo (il tuo), la redditività della tua azienda, la qualità della tua vita.

Ogni SÌ che dici è una rinuncia a qualcos’altro. Ci hai mai pensato?

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Autore

Gerardo Paterna

Da 25 anni nell'immobiliare come consulente, oggi sono un divulgatore a tempo pieno. Lavoro con imprenditori, aziende e startup consapevoli per creare e comunicare progetti e servizi per l'immobiliare. Vicepresidente OID-Osservatorio Immobiliare Digitale e produttore del format video #losgabello e dell'evento annuale Sinergie. Autore del libro Comprare e vendere casa - Luoghi comuni protagonisti e verità di un mercato in continua evoluzione". Collegati su Linkedin!

Tutti gli articoli di: Gerardo Paterna

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